INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI SOGGETTI CHE EFFETTUANO SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

ex art. 13 Regolamento UE 2016/679

La presente informativa è elaborata ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (in breve, “GDPR”) e aggiorna le precedenti versioni eventualmente rilasciate prima d’ora.

Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è la PHD Lifescience S.r.l. (di seguito anche “PHD”), P.IVA 06671690482, con sede legale in Bologna (BO), 40121, Via Nazario Sauro n. 8 privacy@phdlifescience.eu). Può contattare il DPO scrivendo all’indirizzo e-mail dpo@phdlifescience.eu.

Dati personali trattati

PHD tratta i Suoi dati di natura comune, quali dati di contatto (quali cognome, nome, telefono, mail, codice fiscale), nonché luogo di lavoro, qualifica e ruolo, oltre ad eventuali dati personali, anche di natura particolare e giudiziari, eventualmente contenuti nella segnalazione da Lei effettuata.

Finalità del trattamento e base giuridica

PHD tratta i Suoi dati personali esclusivamente al fine di gestire e dare seguito alla segnalazione da Lei effettuata.

Il trattamento dei Suoi dati è legittimo in quanto necessario al fine di dare corso alla segnalazione da Lei effettuata nonché per dare attuazione agli obblighi di legge previsti dalla disciplina whistleblowing, come introdotti dalla Legge 179/2017 e dal D. Lgs. 24/2023, la cui osservanza è condizione di liceità del trattamento ex art. 6, par. 1, lett. c) e paragrafi 2 e 3, art. 9, par. 2, lett. b) e artt. 10 e 88 del GDPR.

Il conferimento dei dati è necessario per la gestione delle segnalazioni.

Comunicazione dei dati

I Suoi dati personali vengono trattati da soggetti appositamente autorizzati ed incaricati dal Titolare di ricevere le segnalazioni. Più precisamente, le segnalazioni vengono automaticamente indirizzate a: DigitalPA S.r.l., fornitore della piattaforma di gestione delle segnalazioni; il DPO e l’OdV di PHD; il personale e i collaboratori di PHD autorizzato a trattare le segnalazioni.

I destinatari valuteranno se coinvolgere ulteriori funzioni aziendali e/o professionisti e consulenti esterni per la gestione della detta segnalazione. I Suoi dati potrebbero inoltre essere comunicati a soggetti terzi incaricati di eseguire indagini o all’Autorità Giudiziaria.

Trasferimento dei dati personali fuori dall’Unione Europea

PHD non trasferisce direttamente i Suoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea (SEE). Tuttavia, PHD ricorre a fornitori di servizi (come ad esempio fornitori del servizio cloud o di software gestionali) che hanno sede fuori dall’Unione Europea e questo costituisce un trasferimento di dati personali ai sensi della disciplina privacy. Per garantire che tali trasferimenti avvengano in modo sicuro, PHD verifica l’adeguatezza di tali fornitori e si assicura che i trasferimenti siano effettuati secondo una delle modalità consentite dalla disciplina in materia, quali ad esempio la scelta di paesi oggetto di decisioni di adeguatezza, l’adozione di clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione europea o altre adeguate garanzie.

Tempi di conservazione dei dati

Le segnalazioni e dati personali a queste connesse sono conservati per un periodo di tempo pari a 5 anni, tranne nell’ipotesi in cui i dati debbano essere messi a disposizione dell’Autorità Giudiziaria o si sia comunque instaurato un procedimento giudiziale. Al termine di questi periodi, i dati potranno essere anonimizzati.                           

I Suoi diritti

In qualità di Interessato al trattamento dei dati personali, Lei può in qualunque momento esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del Regolamento (EU) 2016/679, che sono:

• Diritto di accedere ai Suoi dati personali e di ricevere informazioni relative al trattamento;
• Diritto di ottenere la rettifica, l’integrazione, la cancellazione e la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali, in presenza di determinate condizioni;
• Diritto di ricevere in un formato strutturato i dati personali che la riguardano forniti al Titolare e di trasmettere tali dati a un altro titolare;
• Diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali;
• Diritto di non essere sottoposto ad un processo decisionale automatizzato.

L’esercizio dei Suoi diritti potrà essere limitato qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante (art. 13, co. 3 del D. Lgs. 24/2023 e art. 2-undecies del Codice privacy).

Lei può esercitare i Suoi diritti inviando una richiesta all’indirizzo mail di PHD (privacy@phdlifescience.eu), che le risponderà il prima possibile e, in ogni caso, non oltre 30 giorni dalla Sua richiesta.

Reclami

Qualora Lei desideri proporre un reclamo in merito alle modalità attraverso cui i Suoi dati sono trattati dal Titolare ovvero in merito alla gestione di un reclamo da Lei proposto, ha il diritto di presentare un’istanza direttamente all’Autorità di controllo secondo le modalità indicate nel sito www.garanteprivacy.it.